Cómo cruzar dos listas de Excel por coincidencia aproximada
- Carga las dos listas. A es la que quieres completar (por ejemplo, la exportación del CRM) y B la de referencia (por ejemplo, los clientes de la contabilidad). Sirven archivos Excel, ODS o CSV, o una columna pegada directamente desde Excel.
- Elige las columnas que se comparan. Normalmente, el nombre del cliente, del proveedor o del producto. Si tienes una columna que debe ser idéntica, como el país o el código postal, añádela.
- Pulsa Buscar coincidencias. Cada fila de A recibe las filas más parecidas de B, con una puntuación de 0 a 100.
- Revisa y ajusta. Mueve el umbral, repasa las parejas dudosas, cambia a los tres mejores candidatos para elegir otro y acepta o rechaza cualquier fila a mano.
- Descarga el Excel. Incluye la lista A con la fila emparejada de B, la puntuación y el estado, las filas sin pareja de cada lista y un resumen de la configuración.
Privacidad: sin subir archivos
Las listas de clientes, proveedores o empleados son datos personales o confidenciales. Aquí se leen y se cruzan con JavaScript dentro de tu navegador, en un proceso en segundo plano, y nunca se envían a un servidor. La página solo descarga, la primera vez, su propio código y la librería de código abierto que lee archivos Excel (SheetJS).
Puedes comprobarlo en la pestaña Red de las herramientas de desarrollo del navegador, o desconectarte de internet después de cargar la página y seguir trabajando.
Cómo se calcula la puntuación de similitud
Antes de comparar, los dos textos se normalizan para que no cuenten las diferencias que no importan: tildes y mayúsculas («JOSÉ» = «jose»), signos de puntuación y espacios repetidos, formas jurídicas como S.L., S.A., S.L.U., S.Coop., S.A. de C.V., S. de R.L., Ltda., Inc., Ltd o GmbH y, si quieres, palabras vacías como «de», «del», «la» o «y». Después se combinan tres medidas en una sola puntuación:
- Jaro-Winkler premia los caracteres en el mismo orden y un comienzo común, así que resuelve bien las erratas («Ferretería Lopes» y «Ferretería López»).
- Token sort ordena las palabras antes de comparar, de modo que «García López, María» y «María García López» son lo mismo.
- Token set detecta un nombre contenido en otro más largo («Santander» en «Banco Santander»); cuantas más palabras falten, menor es la puntuación.
Dos reglas reducen los falsos positivos: si los dos textos tienen números y no coinciden, la puntuación se multiplica por 0,8; y si cada lado tiene una palabra que el otro no tiene en absoluto («José García López» y «José García Pérez»), se multiplica por 0,88. Estas son puntuaciones reales de la herramienta:
| Lista A | Lista B | Puntuación | Por qué |
|---|
| José García | Jose Garcia S.L. | 100 | Iguales sin tildes ni forma jurídica |
| Construcciones Pérez, S.A. | CONSTRUCCIONES PEREZ SL | 100 | Mayúsculas, tildes y sufijo |
| Distribuidora Azteca S.A. de C.V. | Distribuidora Azteca | 100 | Sufijo mexicano de varias palabras |
| Ferretería López | Ferreteria Lopes | 95 | Una errata |
| Pedro Sánchez | Pedro Sanchez Martín | 90 | Falta el segundo apellido |
| Banco Santander | Santander | 88 | Un nombre contenido en el otro |
| José García López | José García Pérez | 80 | Probablemente, dos personas distintas |
| Hermanos Ruiz y Cía. | Hnos. Ruiz | 72 | Abreviatura: conviene revisarla a mano |
| Calle Mayor 5 | Calle Mayor 6 | 66 | Números distintos |
Fuzzy Lookup no sirve en Mac ni en Excel para la web
El complemento gratuito Fuzzy Lookup de Microsoft se publicó como una descarga aparte para Excel de escritorio en Windows. Se instala como complemento de Windows, así que no funciona en Excel para Mac, en Excel para la web ni en el iPad, y no forma parte de Excel. Power Query, dentro de Excel para Windows con Microsoft 365, ofrece la opción de usar coincidencia aproximada al combinar consultas, pero hay que montar la combinación paso a paso y no está disponible en todas las ediciones y plataformas.
Esta herramienta no necesita complementos, macros ni permisos de administrador. Funciona en cualquier navegador actual en Mac, Windows, Linux o Chromebook, y añade algo que Fuzzy Lookup no tiene: una tabla de revisión en la que ves cada candidato con su puntuación y decides antes de que se escriba nada.
Coincidencia aproximada frente a BUSCARV y BUSCARX
BUSCARV, BUSCARX e INDICE/COINCIDIR buscan textos exactos: «Construcciones Pérez S.L.» no encuentra «CONSTRUCCIONES PEREZ, SL», y un espacio de más rompe la búsqueda. Mucha gente prueba =BUSCARV(A2;B:C;2;VERDADERO) esperando un resultado aproximado, pero ese modo está pensado para rangos numéricos ordenados, como tramos de IRPF o de descuentos: con textos devuelve el valor más cercano que va antes en orden alfabético, que casi nunca es la fila correcta. Los comodines ("*"&A2&"*") solo ayudan cuando un texto está literalmente dentro del otro.
- BUSCARV / BUSCARXRápidos y ya incluidos en Excel. Solo emparejan valores idénticos. Sin puntuación ni revisión.
- Coincidencia aproximadaEncuentra el valor más parecido con su puntuación, sin tener en cuenta tildes, mayúsculas, signos, formas jurídicas ni el orden de las palabras.
- Lo mejor de los dosUsa la herramienta para crear una columna de correspondencias (A → B) y después BUSCARX sobre esa columna en las siguientes actualizaciones.
Si las dos listas comparten un identificador fiable (NIF, código de cliente), no necesitas coincidencia aproximada: cruza los dos Excel por esa columna.
Usos habituales
- CRM frente a contabilidadVincula los clientes del CRM con la razón social de las facturas, aunque uno ponga «Talleres Unidos» y el otro «TALLERES UNIDOS, S.L.U.».
- Maestro de proveedoresCruza una lista nueva de proveedores con tu maestro antes de importarla al ERP.
- Catálogos y tarifasEmpareja los nombres de tus productos con la tarifa de un distribuidor.
- Inscripciones y sociosComprueba las inscripciones a un evento contra el listado de socios aunque cada uno escriba su nombre a su manera.
- Subvenciones y donantesEncuentra entidades que aparecen en dos informes con nombres ligeramente distintos.
- Migraciones de datosRelaciona registros del sistema antiguo con el nuevo cuando no hay un código común.
Limitaciones conocidas
- La puntuación es una estimación. Revisa siempre las parejas dudosas antes de usar el resultado para facturas, pagos o fines legales.
- No se desarrollan abreviaturas ni apodos: «Hnos.» frente a «Hermanos» o «Pepe» frente a «José» puntúan bajo.
- Dos personas distintas con el mismo nombre y primer apellido pueden superar los 80 puntos. Añade una columna exacta (población, fecha de nacimiento, código postal) si la tienes.
- De cada fila solo se puntúan a fondo los 40 candidatos más prometedores (por trigramas compartidos) y se guardan los tres mejores, así que en listas llenas de nombres parecidos se puede escapar alguna coincidencia muy débil.
- La eliminación de tildes cubre los alfabetos latinos; otros alfabetos se comparan carácter a carácter.
- Se usa una hoja de cada archivo. Las fórmulas se leen con el último valor guardado.